Passer une commande

Vous souhaitez passer une commande? Pour créer celle-ci rapidement et sans erreur, nos secrétaires exécutifs ont besoin de quelques infos clés.

1 offre ou 3 offres?

Pour un compte recherche, demander 3 offres si l'achat est supérieur à 1000 euros.

Pour les FEDER, 3 offres automatiquement.

 

Les informations indispensables 

À transmettre par mail à votre secrétaire exécutif ou via ce formulaire  (les informations indispensables y sont indiquées en gras, avec un astérique et avec une cellule vert foncé).

  1. l'OTP sur lequel la dépense est imputée ainsi que le devis reçu du fournisseur. Si vous ne disposez pas d'un devis, les informations suivantes peuvent suffire
  2. Le nom du fournisseur
  3. (Si vous disposez de l'info) le numéro de TVA du fournisseur
  4. Identification du service demandeur: nom du responsable de l'OTP et nom de la personne de contact
  5. L'adresse de livraison complète (nom du service, local, numéro de téléphone)
  6. La désignation de la marchandise à acheter (quantité, désignation, prix). Ex: 1x Film à bulles - Ø 10 mm - 35 µ - Manutan - 15 € HTVA

Une fois votre commande reçue

  1. Confirmer la bonne réception de votre commande à votre secrétaire exécutif
  2. Lui remettre les bons de livraison. Cette étape est très importante en cas d'audit, car elle constitute la preuve légale de la réception des marchandises

Le simple fait de confirmer la réception permet de: 

  • clôturer l’achat et de faire suivre un paiement directement
  • ou à l'inverser de bloquer un paiement s’il y a un problème. En effet l’ARF encode directement les factures. Seul votre suivi permet de bloquer ou pas le paiement.

Les secrétaires exécutifs des départements A&M, ArGEnCo et Chemical Engineering

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